Советы и лайфхаки: как работать из дома и не сойти с ума

Советы и лайфхаки: как работать из дома и не сойти с ума

Из-за распространения коронавируса всё больше людей переходят на удалённую работу. Мы собрали советы и полезные приложения, которые помогут организовать домашний мини-офис, наладить рабочие процессы и поменьше отвлекаться, даже если у вас дома маленькие дети.

Как наладить рабочие процессы

Общение. Поддерживать связь с командой в течение дня удобнее всего в групповых чатах. Хорошо, если это не будет чат в обычных мессенджерах или соцсетях (Telegram, WhatsApp и т. д.), потому что у сотрудников будет соблазн, отвечая на сообщения, отвлечься и начать читать другие каналы, общаться с друзьями или листать ленты. Вот чем можно заменить стандартные мессенджеры.

  • Slack (iOS, Android). Сервис позволяет создавать открытые или закрытые чаты (каналы) и вести личную переписку. Также можно настроить интеграцию со сторонними сервисами — например, оповещения о выполненных задачах в Trello или Jira (о них мы расскажем ниже). В бесплатной версии Slack можно создавать сколько угодно чатов, подключить 5 сторонних сервисов и искать по последним 10 тысячам сообщений.

  • Skype (iOS, Android). В Skype можно настроить групповые чаты. Вот инструкция, как это сделать.

  • Microsoft Teams. Приложение доступно для пользователей пакета Office 365. В бесплатной версии — до 300 пользователей в чате, возможность совершать голосовые и видеозвонки и демонстрировать экран.

  • Важно. На удалёнке активность в чатах сильно возрастает. Вспомните правила вежливой переписки: не закидывайте коллег голосовыми сообщениями (по ним сложнее вести поиск), не пишите в чат по пустякам, ведите личную переписку в персональных чатах, постарайтесь формулировать мысли в одном сообщении, чтобы частые оповещения не отвлекали участников чата.

    Конференц-коллы. Во время удалённой работы командам будет полезно чаще созваниваться — и желательно с видеосвязью. Во-первых, чтобы никто не чувствовал себя в изоляции. Во-вторых, потому что в переписке теряется часть важной невербальной информации и не всегда понятны интонации участников — из-за этого могут происходить конфликты. Вот какие программы помогут бесплатно организовать видеозвонки с несколькими участниками.

  • Zoom (iOS, Android). Сервис позволяет организовать бесплатную конференцию на 100 человек длительностью до 40 минут (потом можно будет переподключиться и снова разговаривать 40 минут бесплатно). Чтобы создать звонок, кто-то один должен зарегистрироваться в Zoom (можно авторизоваться через Facebook или Google), а затем отправить ссылку на конференцию остальным — им не потребуется регистрироваться или скачивать приложение. Также в Zoom можно открывать демонстрацию экрана, вести переписку в чате и записывать видеозвонок.

  • Skype (iOS, Android). В Skype можно бесплатно организовать групповой видеозвонок на 50 человек. Также для участников доступны демонстрация экрана и чат. Тем, у кого нет учётной записи в сервисе, можно отправить индивидуальную ссылку на приглашение в конференц-колл.

  • Google+ Hangouts. Сервис от Google, где бесплатно можно провести видеозвонок на 10 человек. Участники могут переписываться в чате, но его история сохраняется только до завершения группового звонка. Вот инструкция, как организовать конференц-колл.

  • Доски задач. Самое сложное в удалёнке — контролировать работу всех членов команды и демонстрировать собственные результаты. Работа станет прозрачнее, если использовать планеры и канбан-доски. Все они устроены по единому принципу: карточки с задачами располагаются в нескольких столбцах: to do (что предстоит сделать), in progress (чем сейчас занимаетесь), done (что выполнено). Вот несколько таких онлайн-досок.

  • Trello;

  • Jira;

  • Todoist;

  • Asana.

  • Продуктивность. Многим, кто привык работать в офисе, сложно концентрироваться без «всевидящего ока» начальства. Есть несколько сервисов и техник, которые помогут сосредоточиться на задачах. Вот они.

  • Pomodoro. Метод «Помидора» работает так: выполняете задачу непрерывно в течение 25 минут, потом устраиваете 5-минутный перерыв, затем снова работаете 25 минут, и так далее. После четырёх таких циклов вы заслуживаете большой 15-минутный отдых. Можно ставить себе таймер, использовать бесплатные сервисы или приложения (iOS, Android).

    Читайте также »   Вычеты, пособия и льготы: что может получить от государства почти каждый россиянин?
  • Приложения, которые блокируют сайты. Иногда такие блокираторы ставят на рабочие компьютеры, чтобы сотрудники не отвлекались на соцсети. Настало время стать самому себе строгим начальником и закрыть доступ к отвлекающим сайтам самостоятельно. Это помогут сделать сервисы Self-Control, Focus, Freedom.

  • Революционный метод. Созвонитесь по Skype или Zoom с коллегой (или всей командой) и работайте, не прерывая видеосвязь. Вероятность, что за вами наблюдают, позволит вам меньше отвлекаться на соцсети, домашние дела или прокрастинацию.     

      

  • Как организовать рабочее место

    Ноутбук или компьютер. Идеально, если ваш работодатель позаботился о сотрудниках, выдал всем на дом рабочие ноутбуки и помог настроить нужные программы. Если нет — придётся пользоваться домашним компьютером или, что хуже для бюджета, покупать новый. Во втором случае обязательно обращайте внимание на мощность, которая требуется для вашей работы. Выбрать новый ноутбук можно, к примеру, на «Яндекс.Маркете», «Беру» или «Плеер.ру» — офлайн-магазинов по известным причинам сейчас лучше избегать.

    С рабочего стола домашнего компьютера лучше убрать все ярлыки, которые будут напоминать вам о «вольной жизни»: игры, папки с фильмами и фотографиями. В браузере желательно выйти из всех соцсетей и скрыть в «избранном» все ссылки, которые ждали вашей будущей прокрастинации. Самый действенный вариант — завести отдельную учётную запись, где не будет ничего, кроме рабочих файлов.

    Стол. Здорово, если у вас уже есть удобный стол, предназначенный только для работы на компьютере или ноутбуке. Тогда вам осталось убрать с него всё лишнее, что может хоть на секунду отвлечь внимание. Если стола нет, но есть возможность его купить (и место, куда его поставить) — самые дешёвые варианты можно найти, например, в «Икее» («Маррен» — 899 ₽, «Линнмон» — 1999 ₽, «Микке» — 3229 ₽) или Hoff («Уно» — 999 ₽, «Милан-5» — 1999 ₽, «Лагос» — 2999 ₽). Для тех, кому удобно работать на диване, есть специальные подставки под ноутбук («Брэда» из «Икеи» — 299 ₽).

    Если выделить отдельное место для работы никак не получается, то придётся использовать обеденный стол. В этом случае позаботьтесь о строгом разделении рабочего и личного пространства. На время работы убирайте со стола еду, специи, салфетки — всё, что будет напоминать о домашнем быте. В конце дня, наоборот, прячьте ноутбук, блокнот, телефон — всё рабочее.

    Стул. Важно, чтобы работать вам было максимально удобно, но при этом не расслабляюще уютно — то есть табурет, кресло и диван, скорее всего, не подойдут. Относительно недорогие офисные кресла с регулировкой высоты и спинки продаются в тех же «Икее» («Лейф-арне» — 2999 ₽, «Блекбергет» — 3299 ₽, «Орфьелль» — 3799 ₽) и Hoff («Престиж» — 2299 ₽, Alban — 2999 ₽, Sharp — 2999 ₽).

     

    Как не отвлекаться

    Разделите рабочую и домашнюю жизнь. Идеально, если у вас есть отдельная комната, которую можно переоборудовать под рабочий кабинет. Но взглянем правде в глаза: если вы перешли на удалёнку впервые только из-за карантина, то, скорее всего, кабинета у вас нет. Поэтому разделять работу и жизнь придётся подручными средствами.

    «Удалёнщикам» часто рекомендуют переодеваться в офисную одежду перед началом работы. Но не все согласны с таким подходом. И потом, сложно заставить себя по доброй воле надеть костюм, а капроновые колготки для девушек и домашние животные — вещи и вовсе несовместимые. В качестве компромисса можно надевать рабочий «верх» (заодно будете всегда готовы к внезапным конференц-коллам) и уютный домашний «низ».

    После завершения дня не забудьте убрать с глаз долой все вещи, которые будут напоминать вам о работе. Переводите смартфон в бесшумный режим, выключайте уведомления в чатах и почте.

    Читайте также »   Две или ни одной: как выплачивается пенсия гражданам России с видом на жительство в другой стране?

    Придерживайтесь расписания. Как бы ни был велик соблазн поменять рабочий график, помните, что карантин — не навсегда, и рано или поздно вам придётся вернуться к привычной работе с 9 до 18 (со сбитым режимом сделать это будет сложнее). Старайтесь просыпаться, как обычно, а время, которое вы раньше тратили на дорогу, потратьте на приятные ритуалы: вкусный завтрак, неторопливую чашку кофе или прогулку, если это возможно. Чтение тревожных новостей, кстати, лучше отложить на другое время.

    Чтобы не отклоняться от рабочего ритма, используйте доски для планирования или ежедневник — дома, где каждый предмет отвлекает вас от рабочих обязанностей и практически ничто не напоминает об офисной жизни, это особенно важно. Не пропускайте перерыв на обед. Не задерживайтесь после окончания рабочего дня — это самый быстрый путь к выгоранию.

    Делайте перерывы. В офисе вы время от времени переключаетесь на общение с коллегами, походы на кухню и к кулеру. Если вы работаете одни дома, возможностей для такого короткого отдыха станет меньше. Чтобы не терять продуктивность, заводите будильники или используйте технику Pomodoro, о которой мы писали выше.

    Постарайтесь не заниматься домашними обязанностями в перерывы: так будет проще отвлечься и потерять время, а заодно и рабочий настрой. И не налегайте на перекусы — если будете открывать холодильник чаще обычного, в конце карантина рискуете обнаружить на весах неприятную цифру.

    Помните о физической нагрузке. Раньше вы каждый день минимум два раза выходили на улицу: по пути в офис и обратно. Если вы не сидите на самоизоляции, постарайтесь придерживаться этого же правила и сейчас — например, гуляйте в обед и после рабочего дня (при этом желательно соблюдать дистанцию с окружающими в 1–2 метра — всё-таки карантин). Почаще открывайте окна, а во время перерывов выходите на балкон, если есть такая возможность.

    Ходить в спортзал, даже если его не закрыли из-за карантина, небезопасно. Но можно заниматься спортом дома. Вот подборка бесплатных приложений и каналов с идеями для домашнего фитнеса.

  • Nike Training Club (iOS, Android). Подборка самых разнообразных тренировок: йога, кардио, бег.

  • YouTube-каналы с йогой. Tara Stiles (английский язык), Livestrong Woman (английский язык), SarahBethYoga (английский язык), Yoga House (английский язык).

  • YouTube-каналы с фитнесом. Fitness Blender (английский язык), Анна Цукур (русский язык), Xhit Daily (английский язык), Workout (русский язык), Lisa Maree (английский язык).

  • Workout Trainer (iOS, Android). Тренировки с подробной техникой выполнения для разных групп мышц.

  • Sworkit (iOS, Android). Круговые тренировки: кардио, йога, растяжка.

  • Seven (iOS, Android). Семиминутные тренировки — идеально для небольших перерывов в работе.

  • Подумайте об окружающих. Возможно, вам мешают работать дети, родственники или соседи. Договориться с ними о тишине будет проще, если вы сами будете её соблюдать. Постарайтесь не шуметь во время телефонных разговоров, надевайте наушники перед конференц-коллами, не включайте музыку фоном, если она мешает сосредоточиться вашим близким, которые тоже работают из дома.

    Мыслите позитивнее. В работе из дома, даже вынужденной, можно найти много плюсов: вы не тратите время на дорогу и меньше устаёте, освобождаетесь от шума и отвлекающих коллег в опенспейсе, можете выполнять задачи быстрее и больше отдыхать. Если у вас есть домашние животные — они наверняка в полном восторге. сделать три таблички с цветами светофора: красная означает, что вас нельзя отвлекать ни в коем случае, жёлтая — можно задавать только короткие важные вопросы (например, если у вас небольшой рабочий перерыв), зелёная — вы свободны. Такой метод будет понятен даже маленьким детям (но увы, не факт, что подействует на долгое время).

    Для домочадцев более старшего возраста можно повесить на двери нового «офиса» расписание с вашими рабочими часами. Если вас отвлекают, настойчиво советуйте свериться со временем и объясняйте, что вы заняты работой.

    Читайте также »   Банк Советский сегодня: отзыв лицензии, последние новости, полезная информация для клиентов

    Работайте вместе. Многие школы перевели учеников на удалённое обучение. Превратите дом в мини-офис с полноценными рабочими часами, когда вы будете работать, а школьники — учиться. Это хороший шанс научить детей дисциплине и заодно наглядно показать, как работают их родители и откуда в семье берутся деньги.

    Подстройте работу под расписание малыша. Если это возможно, распределите серьёзные задачи на время, пока ребёнок спит: раннее утро, вечер и обед. Во время прогулки с ребёнком можно созваниваться с коллегами или клиентами. На остальное время оставьте работу, которая не требует особой вдумчивости.

    Общайтесь с ребёнком. Малышам сложно понять, что мама или папа не идут на работу, как в выходной, но при этом заняты целый день. Потратьте несколько рабочих перерывов на полноценное общение с ребёнком — без отвлечений на рабочие чаты или звонки.

    Запаситесь игрушками. Новые развлечения: игрушки, наборы для творчества или, на худой конец, мультфильмы для телефона или планшета — способы занять ребёнка на какое-то время. Перед началом удалённой работы приготовьте несколько новинок для малыша и выдавайте их порционно в течение дня, советуют журналисты Bloomberg. Чтобы не разоряться и не захламлять дом, договоритесь с друзьями, у которых также есть дети, меняться игрушками — конечно, если это возможно.

    Советы и лайфхаки: как работать из дома и не сойти с ума

    Глушите шум. Если с ребёнком остаётся ваш партнёр, родственник или няня, но вам мешает шум из соседней комнаты — закажите гаджеты, которые помогут вам обрести тишину. Например, можно купить наушники с активным шумоподавлением (JBL Tune — 3500 ₽, Avantree — 3890 ₽, Xiaomi AirDots Pro 2 — 5290 ₽) или хорошие беруши (Moldex — 250 ₽, Paul Hartmann — 434 ₽).

    Если вы вынуждены работать удалённо, имейте в виду, что от вас потребуется минимум три вещи для поддержания эффективности и комфорта: техническая подготовка, дополнительная коммуникация с членами вашей команды и усилие над собой.

    Проверьте заранее с системными администраторами, что на вашем компьютере есть все доступы и программы, необходимые для работы и связи с командой. Убедитесь, что дома есть интернет с достаточной пропускной способностью. Заранее примите согласованное решение, в каких форматах вы переписываетесь, общаетесь и обмениваетесь данными. Создайте проектные и групповые чаты для поддержания общего уровня вовлечённости и информированности членов команды.

    Обязательно обсудите с командой правила коммуникации. В ситуации удалёнки вы не сможете игнорировать мессенджеры надолго. В то же время хорошо договориться, с какой частотой все члены команды просматривают информацию и реагируют, чтобы не беспокоить друг друга непрерывно. Например, каждые 15–30 минут все проверяют сообщения из командного чата или от коллег и обязательно реагируют. Договоритесь о частоте и формате общих обязательных коммуникаций. Важно не терять ощущения команды и синхронизироваться по темам и срокам регулярно. Как и в обычной жизни, фиксируйте планы и сроки в календаре. Органайзер не должен быть пустым, даже если в нём нет встреч.

    Договориться с собой — наиболее важно для сохранения эффективности и мотивации работать дома. Выделите себе чёткое время и место работы. Попросите семью не отвлекать вас в этот момент, как будто вы на работе и вас нет дома. Вас никто не видит, но это не значит, что можно зависать в Facebook. Представьте себе, что вы в офисе, будьте сфокусированы, и вечером вам обеспечено чувство удовлетворения от эффективно проведённого дня и ощущение права на заслуженный отдых.

    И ещё маленькая деталь. Рекомендую иметь достойный внешний вид в оговорённый период времени — надо выглядеть так, чтобы любой видеозвонок не застал вас врасплох в домашней одежде на фоне разобранной кровати. Пусть мы и дома — но мы работаем.

    Автор: Анна Левочкина
    Источник

    Ссылка на основную публикацию
    Все материалы сайта носят исключительно ознакомительный характер и не являют собой публичную оферту, которая определяется ст. №437 ГК РФ. Сайт не имеет отношения к деятельности банка и носит исключительно информационно-справочный характер.