Как эффективно контролировать сотрудника на рабочем месте?

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Как эффективно контролировать сотрудника на рабочем месте?

Алексей Буянов

Как эффективно контролировать сотрудника на рабочем месте?

Целью деятельности любой компании является достижение максимального результата. Это касается не только коммерческих предприятий, но и государственных, муниципальных, общественных организаций. Каким образом контроль за сотрудниками помогает достижению поставленной цели, способствует ли он увеличению ответственности работников и повышению производительности труда? Или это просто способ надзора с целью наказания работников, не выполняющих свои функциональные обязанности? Давайте узнаем мнение специалистов.

Для чего применяется система контроля

Любой хороший руководитель среднего и высшего звена обязан знать, что происходит в управляемом им подразделении. Генеральный директор инвестиционной компании Bengala Investment Алексей Буянов отмечает, что «контроль над выполнением задач сотрудниками – важный момент для любого руководителя».

Это в первую очередь касается структур, деятельность которых регламентируется законодательными актами РФ, например, финансовые компании, государственные организации. Крупные коммерческие компании также осуществляют контроль за деятельностью сотрудников на всех стадиях производственного процесса или выполнения поставленной задачи.

Цели контроля:

  • Улучшение качества производимой продукции;
  • Предотвращение краж, утечек информации;
  • Контроль за качеством выполнения сотрудниками своих обязанностей;
  • Обнаружение ошибок, несоответствий, проблем и их своевременное исправление;
  • Выявление недобросовестных сотрудников;
  • Повышение лояльности персонала.
  • В результате повышается производительность труда, увеличиваются доход и прибыль компании, растет конкурентоспособность организации. Это является выгодным как для руководителя, так и для сотрудников – увеличиваются заработные платы, материальные поощрения.

    Виды и методы контроля за работой сотрудников

    Контроль за работой персонала имеет мотивационную функцию, работники могут материально поощряться или наказываться. Открытые способы контролирования делают сотрудников более ответственными и собранными, они не отвлекаются на обсуждение внеслужебных тем, перекуры, отвлеченные телефонные разговоры.

    Он может осуществляться на всех этапах реализации поставленной задачи:

    Читайте также »   Личный опыт: как чёрные риелторы пытались украсть квартиру у моей мамы
  • Предварительный. Определение сроков выполнения, какой результат планируется получить.
  • Текущий. Контроль за ходом выполнения поставленной задачи, определение промежуточных сроков, контроль графика выполнения работ.
  • Итоговый. Анализ полученного результата, выявление сотрудников, благодаря которым он получен или персонала, который не использовал свои возможности для решения задачи.
  • Контроль может быть сплошной или выборочный. При сплошном сотрудники осведомлены о том, как и когда потребуется отчитаться о проделанной работе каждому сотруднику. При выборочном, персонал поставлен в известность, что контроль будет осуществляться, но каким образом, где и как, решает руководитель.

    Методы контроля:

  • Устное взаимодействие с персоналом. Базовый метод контроля, который применяется повсеместно, но является эффективным только в небольших компаниях. Проводится в рамках текущего контроля за деятельностью сотрудников. Это может быть проведение еженедельных планерок с заслушиванием отчетов о проделанной работе ответственных работников, ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе за предыдущий день и т. д. Достоинством метода является мотивация работников, они видят все этапы решения задачи, могут предложить новые пути развития идеи. Минусом данного способа является невозможность осуществления сплошного контроля.
  • Документальный контроль. Сотрудники составляют отчеты о проделанной работе с установленной периодичностью. Минусом документального контроля является необходимость проверки отчетов, часто у начальника не хватает времени, чтобы проанализировать представленную информацию и сделать выводы о качестве работы персонала.
  • Определение числовых показателей деятельности. Они являются главными критериями оценки деятельности работника или отдела в целом. Установление планов было и остается эффективным способом контроля работников.
  • Программные решения. Наиболее современный и эффективный способ. Применяется в больших и маленьких компаниях.
  • Проверить качество работы персонала, узнать, какое настроение в коллективе, можно с помощью «тайного покупателя». В интересующий отдел направляется новый работник (или выбирается из старого), который будет записывать на диктофон все разговоры и докладывать начальству. Не самый эффективный способ, он не создает мотивацию для сотрудников, поощряет наушничество, распространение сплетней.

    Способы осуществления контроля за работой сотрудников

    Способы контроля персонала зависят от поставленной цели, какие результаты планирует получить руководитель. Алексей Буянов отмечает: «Стоит понимать, что видов контроля много, а выбор оптимального зависит от специфики деятельности, цели выполнения задачи (важен ли результат или сам процесс), личности конкретного сотрудника и т. д.».

    Читайте также »   Как правильно рефинансировать ипотеку

    Наиболее эффективными способами контроля выступают:

  • Учет рабочего времени;
  • Видеонаблюдение;
  • Применение CRM систем.
  • Учет рабочего времени

    Разработаны специальные программы, позволяющие отслеживать, какие сайты посещал пользователь в трудовой день, какое количество рабочего времени потрачено нерезультативно. Есть программы, блокирующие социальные сети, развлекательные сайты. С помощью специальных ресурсов руководитель сможет отслеживать опоздания сотрудника на работу, прослушивать переговоры с клиентами, контролировать утечку информации. Способ подходит для офисных работников, функциональные обязанности которых связаны с работой за компьютером.

    Как эффективно контролировать сотрудника на рабочем месте?

    Применение CRM систем

    Применяется не только в качестве контроля за работой сотрудников, но и для улучшения качества работы, быстрого решения конфликтов. С помощью программного обеспечения создаются карточки клиентов и отслеживается история взаимодействия между сотрудником компании и клиентом. По мнению Алексея Буянова – применение CRM систем является самым эффективным способом контроля в крупных компаниях:

    «Если говорить о компаниях с большим количеством сотрудников, то на первый план выходят автоматизированные программы для постановки задач и контроля над их выполнением – CRM-системы, как Битрикс 24, BaseCRM и т.д.»

    Как эффективно контролировать сотрудника на рабочем месте?

    Применение систем управления взаимоотношений с клиентами позволяет не просто контролировать эффективность работы сотрудников, но и решать следующие задачи:

  • Оптимизация рабочего процесса;
  • Выделение первоочередных целей;
  • Решение проблем на этапе их появления;
  • Ведение аналитики и статистики;
  • Автоматизация бизнес-процессов.
  • С помощью CRM систем можно проанализировать деятельность каждого отдельного работника или в целом отдела.

    «Если дословно переводить, то это системы управления взаимоотношениями с клиентами, но на деле их функционал и область применения сейчас шире. Эти системы удобны тем, что они позволяют организовать и упростить рабочие процессы в части постановки задач – и исполнитель, и постановщик задачи видит ее приоритетность, срок и условия выполнения. Кроме этого, можно проанализировать, при выполнении каких задач возникают проблемы, сколько времени уходит на выполнение определенного вида задач и т.д. Такие данные позволяют делать выводы как о работе конкретного сотрудника, так и целого отдела.»

    Читайте также »   Россия, Саудовская Аравия и США: кто на самом деле «уронил» нефть, и кто от этого больше пострадает?

    Алексей Буянов

    Видеонаблюдение

    Чтобы оценить эффективность труда, производственные цеха, офисные помещения, оснащают камерами видеонаблюдения. Данный способ контроля относится к текущему, который осуществляется в ходе обычной производственной деятельности.

    Несмотря на то, что наличие видеонаблюдения повышает стресс работников, это хорошо их дисциплинирует и мотивирует. Кроме того, этот способ позволяет защитить персонал от возможных неправомерных обвинений со стороны клиентов в грубости, некомпетентности, а также для решения конфликтных ситуаций.

    Имейте в виду, что существуют ограничения по установке видеонаблюдения в государственных органах. Недопустимо устанавливать камеры в бытовых помещениях, туалетных комнатах, раздевалках и т. д.

    Нелегальное применение технических средств возможно только специально уполномоченными органами в установленных случаях. Чтобы можно было применить меры дисциплинарного наказания к работнику, он должен быть письменно уведомлен о ведении записи.

    Организация контроля

    Правильно организованный контроль позволит не просто выявлять недобросовестных работников, он будет способствовать росту показателей эффективности работы компании. Лучшим вариантом является применение комплексного подхода, включающего техническое и программное обеспечение и систему стимулирования сотрудников.

    Следует учитывать, что чрезмерный контроль может дать обратный эффект. Это приведет к снижению мотивации сотрудников, появлению негативного настроения в коллективе.

    Чрезмерно контролирующему собственных сотрудников начальнику не остается времени на выполнение собственных функциональных обязанностей, разработке стратегических задач.

    В крупных компаниях внедрением систем и анализом данных должны заниматься отдельные специалисты, которые могут наниматься на определенное время.

    «Важный момент – внедрение таких систем и обучение сотрудников работе с ними. Нередко эти системы используются только для постановки задач, что, конечно, удобно, но в итоге не используется весь функционал – данные должны анализироваться. В идеале стоит нанять специалиста, который будет заниматься внедрением системы и анализом данных. Обычно таких людей нанимают на некоторое время, необходимое для оптимизации рабочих процессов.»

    Алексей Буянов

    Источник

    Ссылка на основную публикацию
    Все материалы сайта носят исключительно ознакомительный характер и не являют собой публичную оферту, которая определяется ст. №437 ГК РФ. Сайт не имеет отношения к деятельности банка и носит исключительно информационно-справочный характер.